Modele de lettre de fermeture de dossier a l`universite

Si l`entreprise avait simplement envoyé une lettre de remerciement attestant que les travaux sur chaque bail particulier avaient été achevés et que le dossier était en cours de fermeture, le résultat pourrait être très différent. Ensuite, un argument pourrait être fait que la lettre de fermeture a commencé l`horloge en cours d`exécution, et la fenêtre de l`occasion de déposer la combinaison a depuis longtemps passé. Ça, mes amis, c`est des trucs puissants. Mais que se passe-t-il si un problème survient sur l`une des questions les plus anciennes et que le client poursuit? L`entreprise dira généralement maintenant que le dossier en question a été fermé il y a des années, mais, bien sûr, il n`y a pas de documentation. La représentation continue, couplée à l`omission de fermer formellement l`un des dossiers du client à long terme, signifie qu`il est possible de faire valoir que l`exécution du délai de prescription a été Tolée. Une lettre de remerciement est également l`endroit idéal pour documenter les instructions finales au client. Même après avoir terminé votre travail, il peut y avoir des moments où une tâche ou deux reste pour le client à terminer. Que peut-il se passer si un client ne parvient pas à le faire, ou le fait-il incorrectement? Je crois que les avocats font un travail assez décent d`informer leurs clients sur les tâches restantes. Malheureusement, les avocats ne documentent pas toujours ces instructions. Si le pire jamais se produire, la mémoire du client de ce qui a été dit peut différer sensiblement de la vôtre.

Je partagera que j`ai travaillé avec quelques entreprises qui ont des pratiques de destruction beaucoup plus agressives, dont plusieurs détruisent tous les dossiers dans un délai de plusieurs mois à un an après avoir été fermés. Je déconseille vivement de faire quelque chose de semblable si pour aucune autre raison que si une allégation de faute professionnelle n`a jamais été soulevée, vous n`auriez aucun dossier pour vous défendre. Ce n`est pas une position où vous voulez vous retrouver, croyez-moi. Si vous avez besoin d`envoyer des clients passés une lettre années après la fermeture de leurs fichiers, vous pourriez envisager de concevoir une lettre basée sur cet exemple de langue. Rappelez-vous, dans la plupart des juridictions, vous n`êtes pas censé simplement se débarrasser des anciens fichiers quand vous le souhaitez. Votre client a payé pour la création du fichier et, à des degrés divers, dans à peu près toutes les juridictions, le client a des intérêts de propriété dans ce fichier. Essayer d`informer les clients que leur dossier sera détruit des années plus tard peut être un exercice en futilité. Pourquoi ne pas informer les clients de votre politique de rétention de fichiers avec une lettre de remerciement quand vous savez toujours où ils sont? On dirait un non-brainer.